Şehiriçi Yük Taşımacılığı Operasyonunda Ofisteki İş Yükünü Azaltmak

Kamyonla şehir içi yük taşımacılığı operasyonlarında bir ofiste sekreterin rolü, lojistik sürecinin sorunsuz işleyişini sağlamak için kritiktir. Ancak, yüksek hacimli telefon görüşmeleri aşırı yüklenmeye neden olabilir ve önemli zorluklar yaratabilir. Bu sorunu hafifletmek için bazı olası stratejiler şunlardır:

Aramaları Önceliklendirin: Sekreter, aramaları önem ve aciliyete göre önceliklendirebilir. Örneğin, teslimat gecikmeleri, rota değişiklikleri ve kazalarla ilgili aramalara öncelik verilebilirken, genel sorgulamalar ve rutin konularla ilgili aramalar daha sonra ele alınabilir.

Arama Taramayı Kullanın: Sekreter, aramayı yanıtlamadan önce arayan kişiyi ve aramanın amacını belirlemek için arama taramayı kullanabilir. Bu, gereksiz aramaları ve kesintileri önlemeye yardımcı olabilir.

Sesli Posta Kullan: Sekreter, başka görevlerle meşgulken aramaları yönetmek için sesli postayı kullanabilir. Bu, arayanların bir mesaj bırakmasına olanak tanır ve sorgularının zamanında ele alınmasını sağlar.

Otomatik Sistemler Kullanın: Etkileşimli Sesli Yanıt (IVR) gibi otomatik sistemler, gönderi takibi, teslimat süreleri ve fatura sorgulamaları gibi rutin sorgulamaların yapılmasına yardımcı olabilir. Bu, sekreterin üzerindeki iş yükünü azaltır ve daha kritik görevlere odaklanmalarını sağlar.

Arama Yönlendirmeyi Kullanın: Aramalar, ekibin diğer üyelerine veya aramanın niteliğine bağlı olarak sevkiyat, müşteri hizmetleri veya satış gibi departmanlara yönlendirilebilir. Bu, iş yükünün dağıtılmasına ve çağrıların derhal ele alınmasına yardımcı olur.

Geri Aramaları Planlayın: Sekreter, acil olmayan aramalar için geri aramalar planlayabilir, bu da iş yükünün yönetilmesine yardımcı olabilir ve tüm aramaların zamanında ele alınmasını sağlayabilir.

Genel olarak, etkili iletişim ve planlama, kamyonla şehir içi yük taşımacılığı operasyonları sırasında sekreter için aşırı telefon sorununu hafifletmeye yardımcı olabilir.

COREDINAT Nakliye/Kargo ile sekreterya üzerindeki aşırı yükü yarı yarıya azaltabilir ve maliyet avantajı sağlayabilirsiniz. COREDINAT Nakliye/Kargo santral, muhasebe, araç takip sistemlerinin tamamını tek ekrandan yönetebileceğiniz baştan uca çözümler sunan yapa zekâ destekli bir yazılımdır.

Baştan uca entegrasyon sayesinde santrali arayan müşterinin bilgisi sekreteryanın ekranına düşer. Geçmiş bütün gönderiler, bakiye bilgisi ve önemli bütün bilgiler ekrandadır. Gönderi bilgileri sisteme girildiği anda yük adresine en yakın araçlar uygun kapasiteye göre sıralanır ve seçme hakkı tanınır. Seçilen araç şöförüne bildirim, arama, mesajla yük bilgisi ve müşteri adresi haritaya ve navigasyona entegre gider. Şöförle olan telefon trafiği minimuma a düşer.

Geofence ile oluşturulan kontrol mekanizmaları yük tanımlandığı andan itibaren çalışmaya başlar. Yük alanında fazla bekleme, yolda oyalanma kontrolü ve yükün yoldaki durumu hakkında müşteriye sürekli bildirimlerle sekreteryayı arama ihtiyacı ortadan kaldırılır.

COREDINAT Nakliye/Kargo operasyonlardaki dijital dönüşümün anahtarıdır. Hem iş yükünü hafifletir hem de maliyetleri %35e kadar azaltır.